KYB et RGPD : concilier vérification d’entreprise et protection des données

KYB et RGPD : un équilibre essentiel pour la conformité B2B

Le KYB (Know Your Business) repose sur la collecte et le traitement de données sensibles sur les entreprises, leurs dirigeants et bénéficiaires effectifs. En parallèle, le RGPD impose la protection de ces données, avec des obligations strictes pour toute entreprise opérant en Europe ou traitant des données de citoyens européens.

Concilier KYB et RGPD est un défi stratégique : il s’agit de vérifier les partenaires de manière complète et fiable, tout en limitant l’usage et la diffusion des données personnelles pour rester dans le cadre légal.

Les obligations principales des entreprises

Pour être conforme aux deux régimes, les entreprises doivent respecter plusieurs principes fondamentaux :

1. Limitation de la collecte
   • Ne collecter que les informations nécessaires à la vérification de l’entreprise et de ses dirigeants
   • Éviter la collecte de données personnelles non pertinentes ou sensibles
2. Transparence et consentement
   • Informer clairement les entreprises et dirigeants des données collectées, de leur usage et de leur durée de conservation
   • Obtenir un consentement explicite pour le traitement des informations sensibles, en particulier pour les UBO (Ultimate Beneficial Owner)
3. Sécurité et stockage
   • Protéger les documents officiels et données personnelles avec des systèmes sécurisés
   • Restreindre l’accès aux seules équipes compliance et audit
   • Assurer un chiffrement des données en transit et au repos
4. Minimisation et anonymisation
   • Ne conserver que les données utiles à la conformité et à la traçabilité
   • Anonymiser les informations lorsque cela est possible pour limiter les risques en cas de fuite
5. Droit d’accès et portabilité
   • Permettre aux entreprises et dirigeants de consulter, corriger ou demander la suppression de leurs données
   • Documenter les demandes pour rester en conformité avec le RGPD

Les défis concrets

1. Collecte de documents multiples
   Les entreprises doivent souvent récupérer Kbis, statuts, pièces d’identité et informations financières. Chaque document contient des données personnelles sensibles.
2. Vérification automatisée vs confidentialité
   L’automatisation via OCR ou IA accélère le KYB mais nécessite des garanties de sécurité supplémentaires pour rester RGPD-compliant.
3. Surveillance continue et mise à jour
   Le KYB ne s’arrête pas à l’onboarding initial : il faut suivre les changements dans la structure de l’entreprise, ce qui implique un traitement régulier de données personnelles.

Bonnes pratiques pour concilier KYB et RGPD

1. Automatisation sécurisée
   • Utiliser des solutions comme Dataleon pour automatiser la vérification tout en respectant la protection des données
   • Détecter les anomalies et incohérences sans exposer de données sensibles
2. Gestion centralisée des données
   • Stocker les informations dans une plateforme unique, sécurisée et traçable
   • Contrôler les accès et générer des rapports d’audit facilement
3. Veille réglementaire et conformité dynamique
   • Mettre à jour les processus en fonction des évolutions du RGPD et des directives AML/KYB
   • Intégrer de nouvelles exigences dès leur publication
4. Sensibilisation des équipes
   • Former les équipes compliance et opérationnelles aux enjeux de protection des données
   • Développer une culture interne de sécurité et confidentialité

Les risques d’une mauvaise combinaison KYB/RGPD

• Sanctions RGPD : amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial
• Perte de confiance des partenaires B2B : image compromise en cas de fuite ou mauvaise gestion des données
• Non-conformité KYB : sanctions supplémentaires, risques de fraude et pertes financières
• Risque opérationnel : complexité accrue si les données sont dispersées ou mal sécurisées

Conclusion

La conformité KYB et RGPD n’est pas seulement une obligation légale : c’est un levier stratégique pour sécuriser vos partenariats B2B et renforcer la confiance.

Les solutions modernes comme Dataleon permettent de :

• Automatiser la collecte et la vérification d’entreprise
• Centraliser les données dans un environnement sécurisé
• Assurer une conformité continue avec KYB, KYC, AML et RGPD

Ainsi, les entreprises peuvent sécuriser leurs transactions, réduire les risques de fraude et protéger la vie privée de leurs partenaires, tout en restant compétitives dans un environnement réglementaire complexe et évolutif.

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